Обзор книжного сканера Qidenus SMART book scan 3.0 в Одесском городском архиве

Мы считаем, что любая ИТ-инновация, будь то оборудование/решение или проект, нужна не сама по себе, и не только для того, чтобы удовлетворить заказчика, но для того, чтобы облегчить жизнь простым людям. Мы хотим рассказать именно о таком, с нашей точки зрения, общественно значимом проекте. Речь пойдет об установке «крутого» книжного сканера в городском архиве города Одессы.

О проекте

Одесский городской архив сохраняет документы Одесского городского совета с 1971 года. Горсовета и исполнительных органов, и насчитывает 52 000 дел. Архив работает «по старинке», мало что автоматизировано, все руками, что приносит много неудобств и сотрудникам архива, и гражданам, которые обращаются в архив с запросами. Например, если человек не знает номер решения, или, хотя бы дату документа – искать приходится вручную по журналу регистрации. Может включатся обычный человеческий фактор – работник архива, во время поиска может пропустить строчку, и сказать человеку, что такого документа нет.

— оцифровка всех (!) документов архива, создать базу для удобного и быстрого поиска документов. Будет не только сканирование, но и распознавание, чтобы потом обеспечить быстрый поиск по ключевым словам, которые также нужно будет вводить в описательную карточку документа.

— сохранение документов архива в целости и сохранности. Так как эти документы уже достаточно старые, поэтому чем больше их берут в руки, тем более они изнашиваются. (Однажды, во время работы в архиве, нужны были газеты за 1923 год, принесли подшивку, так это были желтые, выцветшие, и такие потрепанные лохмотья, что их было страшно брать в руки – из-за боязни что они рассыпятся, такие они были ветхие).

При работающей базе данных документов, все можно будет легко найти. Если посетителю архива будет нужна какая-то информация, то архив выдает незаверенную копию. Которую могут сразу найти в электронном виде, распечатать, и человеку тут же выдать.
Также планируется, что база будет доступна в он-лайне, то есть, человек будет сам искать нужную ему инфу, и, если ему нужна будет заверенная архивом копия – только тогда он обращается в архив. И он получит ее в установленном порядке, но уже будет знать номер документа и дату выдачи.

Сейчас есть исключения открытого доступа к некоторым документам – например закрыты документы на усыновление, а вся остальная информация – открыта. Поэтому доступ к этим документам будет иметь любой человек.

О каких документах идет речь? Во-первых, это распорядительные документы Горсовета:

— решения Горсовета, райисполкомов (когда-то в городе их было 8), потом было 8 райадминистраций, потом стало 4 райадминистрации.

Еще нужно учитывать такие административные изменения, которые значительно меняют документооборот. Например, документы по земельным вопросам в 1997-1998 года решал еще исполком, с 2000-х эти вопросы уже решались только на сессия городского совета. И сообразно с уже с такой историей и будет идти оцифровка.

Распорядительные документы хранятся на месте – не более 5 лет. После этого они сдаются в архив. Конечно, с 2008 года Горисполком размещает на сайте свои документы, но теперь это будет едина база документов.

Руководство архива уже определилось в каком порядке будет проходить оцифровка: какие документы будут сканироваться в первую очередь, во вторую очередь и т.д. Ясное дело, эта база будет создаваться не за один год, так как документов очень много, но начинать с чего-то нужно и этот проект — фундамент для будущей работы. Таким образом это поможет не только для быстрой и слаженной работы архива, что уже само по себе может быть неплохой целью, но и для того, чтобы люди имели быстрый и качественный доступ к публичным документам.

Что показательно, инициатива исходила не сверху, а снизу – сами работники архива, еще в 2008 году просили выделения средств на этот проект. Он начинает работу в рамках электронного правительства, или точнее электронного города. Планируется, что, подобные проекты будут стартовать и в других областях Украины.

Начало этой интеграции показало – смысл ИТ – в улучшении жизни, и не нужно боятся всех этих инноваций, ведь сколько еще в нашей стране не оцифрованных — не «перепаханных» — архивов и библиотек? И там, а не в интернете, как многие думают, хранятся все накопленные людьми знания.

Интегратором данного проекта выступил наш партнер, компания Имидж Лоджик

Заказчиком проекта выступал Одесский городской совет

Пару слов о самом сканере

Технические характеристики

Технология, основанная на использовании последних CMOS сенсоров позволяет получать отличное сканирование. Система с V-образной книжной колыбелью с углом раскрытия 100° аккуратно обращается с вашими оригиналами. Прижимная пластина выполнена из стекла со специальным покрытием и обеспечивает оператору быструю и простую работу

КЛЮЧЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ
■ V-образный книжный сканер
■ Угол раскрытия книги – 100°
■ V-образное прижимное стекло
■ Сенсоры CMOS для отличного качества сканирования
■ Программное обеспечение SW Suite для сканирования и обработки
■ Светодиодное освещение
■ 2 варианта исполнения: формат A1 и A2

Почему именно этот сканер?

Изначально заказчик хотел тайванский аналог, партнер предложил европейский бренд. Цена этого сканера могла конкурировать с китайскими конкурентами, но вот технически – сканер Qidenus SMART book всех обошел.

Что замечательно: вместе со сканером в комплекте идет софтовое решение SW Suite, которое не только оцифровывает, но и помогает проставлять теги для индексации, то есть после сканирования, сканер выдает готовый документ для БД.

Конечно, нужно будет настроить работу оператора, который будет заниматься оцифровкой архивных документов.

На данный момент ведется работа по подключению сканера к СХД.

Самые главные отличительные особенности этого решения:
— все в коробке
— софт включен
— приемлемая цена

Как видно на фотографиях – основную «железную» часть выполняют 2 профессиональных фотоаппарата.

И в связи с этим нужно упомянуть о весьма немаловажном отличии именно этого сканера – это большие возможности по гибкой модернизации. Например, сканер базируется на зеркальной профессиональной оптике, которая используется в профи-фотоаппаратах Canon|Nikon и в случае чего – можно будет поменять матрицу, чего абсолютно нельзя сделать в китайских «аналогах».

Можно будет легко заменить «тушку» фотоаппарата, оптику, матрицу и т.д. если мы, например, хотим поставить аппарат выше по классу, для каких-то узконаправленных задач. Одним словом, поменять в самом оборудовании можчно что угодно. Довольно таки гибкое решение. Это уже не говоря о разрешении и прочих технических показателях. Остальные аналоги – не подлежат модернизации – все запаяно намертво…

Делали пробное сканирование — софт управления сканнером очень удобный. Еще одна «фишка» этого сканера, о которой нужно сказать отдельно. Все мы знаем, когда сканировали толстую книгу, что на изгибах книги искажается скан, кроме этого возникает тень, и прочие артефакты. Речь про тот же софт, который идет вместе со сканером – программа компенсирует все эти изгибы и выравнивает, и получается ровный и красивый скан, независимо от того какой гроссбух будет отсканирован.

Таблица сравнения сканера Qidenus Smart Book Scan A2 Model с одним из аналогов

МУК-Сервис — все виды ИТ ремонта: гарантийный, не гарантийный ремонт, продажа запасных частей, контрактное обслуживание.Наш канал

Автор: МУК

Источник