Сегодня все бизнесы и сферы либо идут по пути оптимизации и упрощения, либо идут в неверном направлении, это факт. Любые дополнительные издержки влекут за собой трату лишних денег и драгоценного времени. Если можно что-то перевести в онлайн, то это незамедлительно делают. На примере Вебстудии я хочу рассказать как можно вести успешную деятельность в полностью облачной компании. Часть инструментов о которых я расскажу относятся именно к сфере IT и помогут оптимизировать работу Вебстудий, SEO-компаний и Интернет-агенств, но остальные инструменты позволят кардинально изменить стиль ведения бизнеса в любой сфере. Эта статья будет полезна как начинающим бизнесменам, которые только начинают или собираются начать свой путь, так и опытным руководителям. Без лишних слов — приступим!
1. Любой бизнес который выходит в люди, начинается с регистрации фирмы и бухгалтерского обслуживания. На помощь нам приходит сервис МоеДело. Он позволяет в режиме онлайн подготовить необходимые документы для регистрации ИП или ООО, а в процессе дальнейшей деятельности, Вы всегда сможете в режиме онлайн выставить счет, посчитать и оплатить налоги и заплатить фиксирлованные взносы. Ни куда не придется ехать, это можно сделать все в режиме онлайн.
2. Маркетинг — лицо компании, очень важно чтобы все входящие заявки были обработаны, чтобы каждому потенциальному клиенту было уделено должное внимание. Для этого мы используем amoCRM. Я не буду говорить про воронки продаж, я расскажу простыми словами. Система позволяет вовремя вспомнить про каждого клиента вовремя, у вас всегда на виду будет информация о том кто ждет коммерческое предложение, кто ждет от Вас звонка чтобы сказать Да и кто хочет чтобы Вы сейчас же напомнили о себе.
Компания готова и маркетинг отлично сработал. Появились заказы, которые важно выполнить качественно и в срок.
3. Для контроля исполнения задач и проектов мы используем PTYSH — самая простая и удобная программа в стиле «Задачи и Проекты». Система походит для любой отрасли где требуется вовремя завершать начатое, а для SEO компаний и Вебстудий имеет удобные решения и функции, такие как готовые чек-листы по SEO разработанные с экспертами рынка, поля с доступами для сайтов, фиксирование стоимости задачи для работы с фрилансерами и многое другое. Система поддерживает абсолютно любые облачные хранилища чтобы делиться файлами и отлично работает во всех браузерах и на всех возможных девайсах.
4. Для обмена файлами в компании у каждого есть аккаунт в Dropbox, его использование это скорее привычка. Аналогов много, но мы успели привыкнуть именно к нему. Поэтому на облачных хранилищах заострять внимание не буду.
5. При необходимости что-то поправить в коде любой программист всегда может воспользоваться сервисом Сodeanywhere, это как отличный блокнот с функциями FTP и SSH, который также прекрасно работает в любом браузере. Не нужно скачивать FTP клиенты, вершите код прямо в браузере и контролируйте историю изменений. (Кстати очень актуальное приложение для владельцев Chromebook)
6. Для тотального контроля над удаленно работающими штатными сотрудниками мы используем программу Yaware — инструмент позволяет контролировать отработанные часы и продуктивность. При этом система дисциплинирует сотрудников, делая скриншоты экрана. Это позволяет быть продуктивными и не отвлекаться на личные вещи в рабочее время.
7. Отдельно хочется отметить телефонию. Тут мы используем сервис Zadarma. Это недорогое и очень функциональное решение. голосовые приветствия, переадресации и все возможности настоящей АТС у Вас в браузере. Если поступает звонок в отдел маркетинга, который необходимо перевести техническому специалисту, то это можно сделать в один клик. При этом совершенно неважно что сотрудник из отдела маркетинга сейчас находится в Санкт-Петербурге, а технический специалист трудится из гостиницы на Филиппинах. Важным условием в компании является всегда быть на связи в рабочее время, вне зависимости от того где Вы находитесь это позволяет быстро решать важные вопросы, а сотрудникам не быть привязанными к офису. Поэтому сейчас сотрудники нашей компании уже трудятся на разных континентах.
8. Еще один способ онлайн коммуникации который используется в компании это Telegram. Кто не знает что это? Думаю все знают. У него задача простая, но очень важная — оперативная коммуникация. В том числе общий чат, в котором каждый сотрудник понимает что он не один, нас много и все мы трудимся на одной важной целью. Мы можем поделиться приколом или обсудить важные вопросы со всеми сразу. Это удобно, а кроссплатформенность системы позволяет не зависеть от девайса на котором вы работаете, это может быть что угодно.
9. В качестве системы автоматизации отчетности по SEO проектам мы используем SE Ranking система позволяет избежать вмешательства сотрудников при формировании отчетов по позициям, она сама посчитает кол-во дней для запроса в ТОПе и исходя из этого сформирует окончательную стоимость. Также система позволяет готовить более сложные, технические отчеты по ошибкам на сайтах.
10. Банк — неотъемлемая часть любой коммерческой деятельности. Он должен быть надежный, удобный и такой же облачный как мы. Сегодня для зарплатных проектов мы используем Тинькофф Банк. Ждем когда они откроют расчетно кассовое обслуживание.
11. В вебстудии всегда наступает момент когда кол-во работы начинает превышать кол-во ресурсов и в такие моменты к нам на помощь приходит Фрилансим. Как показал опыт, найти здесь ответственного исполнителя можно достаточно быстро. Это важно. С исполнителями которые все здорово и быстро делают мы стараемся закрепить отношения и работать на постоянной основе. Есть ребята которые перебираются к нам в штаб.
В удаленном управлении самым важным является наладить коммуникацию между менеджерами и клиентами, а также внутри сотрудников. Если скорость реакции быстрая, то убирается самый страшный барьер удаленного управления. Практика нашей и многих других компаний показывает что это не так трудно сделать. И в перспективе дает огромные преимущества как для руководителей, так и для сотрудников, потому что добавляет им свободы перемещений и экономит время на дорогу в офис.
Я надеюсь заметка было полезная и хотя бы один из предложенных мной инструментов Вы возьмете себе на вооружение и он сделает Ваш бизнес лучше. Спасибо!
p.s. Буду категорически признателен если Вы расскажете чем пользуетесь у себя в компании, я возьму себе на заметку!
Инструменты:
https://www.moedelo.org/
https://www.amocrm.ru/
https://ptysh.ru/
https://www.dropbox.com/
https://codeanywhere.com/
http://yaware.ru/
https://zadarma.com/ru/
https://telegram.org/
http://seranking.ru/
https://www.tinkoff.ru/salary/
http://freelansim.ru/
Автор: PTYSH
